oder: der Weg von Zempel IT Security weg von M365 hin zu Open Xchange

Vor einiger Zeit schon wollte ich meine Firma etwas weniger abhängig von Clouddienstleistern machen, die einer Exekutive unterworfen sind, die dem Handeln eines meiner Kinder entspricht und nicht dem einer verantwortungsvollen Staatsführung.

Zu diesem Zeitpunkt war Zempel IT Security fest in einer Microsoft Umgebung eingebettet - einfach, funktional und praktisch: Microsoft Windows auf den Laptops, Intune zur Sicherung der Smartphones und zur Softwareverwaltung auf den Laptops, MS Office (O365) als Tools zum erledigen der typischen Consulting-Arbeit.

Dann kam die Wahl in den USA und die ersten Maßnahmen der neuen Regierung, einer der - für mich - entscheidendsten war die Aushöhlung der Datenschutzgarantien der US Regierung und damit der faktischen Wertlosigkeit der Garantien, die für das EU-US Data Privacy Framework notwendig sind. Ja, noch hat kein Gericht entschieden, dass das Framework damit nichtig ist.

Dann begann meine Suche nach Alternativen, die im Optimalfall, nicht mehr in den USA gehostet wird.
Man findet viel und reichlich, nur all zu oft ist es keine wirkliche Alternative.

Also fängt man an und sucht für einzelne Themen andere Anbieter, die als spezifische Alternative nutzen kann:

• Intune: Es gibt viele Lösungen am Markt, die sich besonders preislich stark unterscheiden - leider habe ich kein bezahlbares, europäisches Produkt gefunden. Also ja, MS raus, aber US Cloud.
• MS Windows: Die Lösung war schnell gefunden und auch schnell ausgerollt: Ubuntu für die Laptops, die notwendigen "Hausserver" liefen eh schon seit je her auf Ubuntu oder Rocky. Also eine komplette Abkehr möglich. Und heute, bis auf einzelne spezielle Anwendungen, kein Hinderungsgrund mehr.
• MS Office (O365): Es gibt viele lokale Lösungen, ob OpenOffice oder LibreOffice, alles tolle Alternativen. Aber für einen vollständigen Ersatz von O365 reicht die lokale Funktionalität nicht aus. Schnell war klar, es sollte Open Xchange werden. Leichter gesagt, als getan.

OX: Der Weg zu einem erfolgreichen Umzug war steinig und langwierig. Nach der Entscheidung kam die übliche "Make or Buy"-Entscheidung. Schnell war klar, es soll "Buy" werden - hier kam die erste Herausforderung für die Wahl von Open Xchange: man muss einen Implementierer finden, aber da hilft einem die Homepage von OX. Schnell kam es zu einem Kontakt und das Demo-Konto wurde getestet - zur vollsten Zufriedenheit. Also schnell ein Angebot eingeholt, geprüft, gerechnet und zugestimmt. Und dann passierte nichts...
Auch das Kontaktieren des Verkaufskontaktes brachte nicht recht den gewünschten Erfolg - aber es wurde ein Ticket erstellt. Nach dem geduldigen Abwarten von 6 Monaten wurde der Weg erneut beschritten und führte uns diesmal zur Laufzeit GmbH & Co. KG. Es durften die Anforderungen noch einmal erklärt werden und dann kam das Angebot. Auch hier wurde wieder geprüft, gerechnet und dann zugestimmt. Noch am selben Nachmittag kam die Anweisung zur Einrichtung von DNS und wie die Einrichtung der Mail-Konten über OX funktioniert.
Der Umzug der alten Mails und der Daten ging relativ problemlos. Die Einrichtung des OX Drives unter Ubuntu erfordert einige Linux-Kenntnisse, aber die Dokumentation dazu ist im Internet leicht zu finden und auch leicht verständlich.

Fazit

Der Umzug ist noch nicht all zu lange her, es gibt noch einiges an "Aufräumarbeiten" zu tun und dann kommt bald der letzte Schritt: die Abschaltung des M365-Tenants.
Uns ist klar, dass wir eine Abhängigkeit (M365) gegen eine andere (OX Cloud Suite) getauscht haben - aber es ist doch ein anderes Gefühl, wenn es um Datenschutz oder Informationssicherheit geht.